Freelance : organisation et administratif

Hello Hello !

Déjà le 5ème article consacré au Freelance, et le dernier pour un moment ! Je pense qu'après celui-ci j'aurais fait le tour des questions que vous me posez le plus alors je vais profiter de la fin d'année en famille et ralentir un peu le rythme ! Si vous avez envie que j'aborde d'autres thématiques sur le Freelance, je me ferais une joie de reprendre cette rubrique en 2021 ! Mais avant cela, parlons aujourd'hui organisation au quotidien et administratif !

Organisation = motivation

Organiser est, je crois, un de mes mots préférés...! Je suis une maniaque des agendas, To Do et autres astuces pour bien tout organiser, et en tant que Freelance c'est plutôt un atout ! Comme je vous le disais dans mes précédents articles, en Freelance vous êtes seuls pour vous gérer, pas de boss pour vous imposer des choses ou vous guider dans vos missions donc pour réussir à tout gérer, il faut apprendre à prioriser les tâches et bien tout se noter pour être sûr de rien oublier.

Au quotidien, j'utilise 2 agendas (un version papier et le format électronique dans mon iPhone) pour noter tous mes rendez-vous, call avec des clients, shoot...et je fais sans cesse des To Do list (une par journée et une à la semaine). Cela me permet de rester focus sur les tâches à accomplir dans ma journée et à cela s'ajoute des "rendez-vous clés quotidiens", c'est à dire des tâches que je réalise tous les jours et à heure fixe (par exemple poster sur le compte d'un client à 9h, puis poster sur le compte d'un second client à midi...) et qui me donnent un cadre et une certaine routine de travail.

J'ai également un cahier avec plusieurs intercalaires (un par client ) où je note tous les points importants (question à poser au client, débrief d'un call, idée pour un shooting...). J'utilise aussi des stylos de couleurs et stabilisateur pour séparer les actions à faire et celles déjà faites...A vous de trouver les outils qui vous aideront dans votre organisation, pour ma part ceux-là fonctionnent bien !

Administratif au quotidien

Le statut d'auto-entrepreneur (AE) est un des plus simples sur le plan administratif, mais vous avez tout de même des devoirs de déclaration et de paiements qu'il ne faut pas oublier ! Un petit tour d'horizon de ceux-ci :

• Déclaration (trimestrielle ou mensuelle) à l'Urssaf : même si vous ne gagner rien avec votre AE, vous devez déclarer à l'Urssaf vos revenus (0€ donc) afin d'être à jour dans vos déclarations. Si vous avez choisi l'option trimestrielle pour les déclarations, pensez-bien tous les 3 mois à le faire (quitte à vous mettre un rappel sur votre téléphone) cela serait dommage de devoir payer des pénalités de retard ! Lors de votre inscription, vous avez également eu le choix concernant le "versement libératoire de l'impôt", si vous avez opté pour, votre impôt sur votre activité d'AE sera automatiquement calculé dans les taxes que vous paierez à l'Urssaf. Si par contre vous n'avez pas opté pour cette option, vous devrez déclarer annuellement aux impôts le montant que vous avez gagné avec votre AE et donc payer à ce moment là les impôts nécessaires.
• La CFE (Cotisation Foncière des Entreprises) : quand je vous dis que l'on apprend tous les jours... j'ai découvert l'existence de cette taxe il y a quelques semaines seulement ! Tout simplement car personne ne m'en avait parlé avant et je n'avais lu l'info nulle part, c'est pourquoi je tenais à vous le mettre dans cet article afin que vous ayez l'information et que vous puissiez ne pas faire mon erreur ! C'est une taxe qu'il faut payer tous les ans au 15 décembre max. Vous trouverez l'endroit où déclarer et payer cela sur votre espace professionnel du site des impôts.

Voilà pour ce qui est de vos devoirs en terme de déclarations et paiements pour votre AE. Avant de clôturer cet article, j'aimerai juste faire un point administratif au quotidien en vous expliquant comment je procède pour me faciliter la vie sur cela.

Afin d'être à jour dans mes factures et paiements, j'ai un tableau sur Excel qui regroupe toutes les infos pour faire le suivi (N° de facture, date, à qui je l'ai adressé, pour quelle mission, le montant, si j'ai déjà reçu le paiement ou non, et le trimestre dans lequel la facture apparait). Ce tableau me permet de faire les relances client lorsque la facture a été envoyé depuis un certain temps et que le paiement n'est pas encore arrivé, mais aussi de savoir facilement combien j'ai touché chaque trimestre (cela est bien pratique quand je déclare à l'Urssaf mes revenus) et je peux ainsi voir l'évolution de mon chiffre d'affaire trimestre après trimestre.

Pour réaliser mes factures (et devis) j'utilise un template que j'ai créé sur Canva (toujours là celui-là ! Un des outils que j'utilise le plus au quotidien). Ayant un abonnement payant (11,99€ par mois) je peux faire des dossiers pour tout ranger et organiser (ma passion !). C'est donc ce que j'ai fait : un dossier par client. Dedans j'y mets tous les documents qui concernent le client (proposition stratégique, report, highligt de story...) et bien sûr la facture. J'ai ainsi un modèle déjà créé pour chaque client avec ses informations, je n'ai plus qu'à actualiser chaque mois la facture avec la date et le N° de facture mais en soit tout le reste est déjà écrit et ça me fait gagner un temps précieux !

J'espère que ces quelques conseils auront pu vous aider dans votre projet de Freelance et je suis comme toujours disponible ici en commentaire ou par messages privés sur mon compte Instagram pour répondre à vos questions !

Je vous embrasse et on se retrouve en 2021,

Photo from Pinterest